会社の顔を守る|便利な給与計算代行を利用しよう|業務を上手に簡略化

便利な給与計算代行を利用しよう|業務を上手に簡略化

会社の顔を守る

実印

会社の顔とは

各企業において最も重要な印章が「代表者印」つまり「「代表取締役の実印」である。この印鑑は法務局に届け出をしており印鑑証明書も発行される。この実印は契約書への捺印や、不動産登記の際に押印するなどビジネスの極めて重要な場面で使用される。それはすなわち「会社の顔」というべきものである。実印が押印された書類は法的効力を持つのである。実印以外にも企業には銀行員や役職者印、社印等数種類の印鑑が使われる。管理する部署やその担当者は、それぞれの印章の持つ意味をしっかりと認識しなければならない。ずさんの管理やいい加減な押印はトラブルを引き起こしたり、会社に大きな損失を与えることもある。社内で印章管理の具体策を定め、ミスの起こらない体制をとることが非常に重要である。

リスクを回避するために

実印に関するリスクとして、「偽造される」・「盗まれて社外の者が使用する」・「会社内で不正使用される」といったものが考えられる。中小企業など従業員の少ない企業では、保管するのも押印するのも社長であることが一番安全であろう。しかし規模の大きな会社では、実印の管理・押印は総務部や管理部などの管理部門が行っていることが多い。この場合は、「印章管理規定」などの文書化したルールを策定しむやみに押印できないようにする必要がある。また、押印することになった場合は、「印章管理台帳」などを作成して管理をする。これは誰が、いつ、どのような目的で押印したのかを記録することによって、実印の不正使用を防ぐ目的だ。当然ながら、偽造されないように複雑な印鑑にすることも重要だ。盗まれないためには、ごく一部の者のみが開け方を知る金庫に入れておく必要もあるだろう。リスク回避には積極的に取り組まなけれればならないのだ。